Se lancer dans une certification QSE (Qualité, Sécurité, Environnement) pour consolider et développer son entreprise

Démarche QSEDans les années 90, la question de la certification était citée au premier rang des enjeux pour l’artisanat. Il s’agissait alors d’accompagner les premières démarches dans les TPE artisanales. Pour les années qui viennent, l’enjeu concerne plutôt l’évolution des certifications, à travers notamment la mise en place de la certification Qualité-Sécurité-Environnement. Cette dernière correspond à la délivrance, à une entreprise, par un organisme indépendant habilité, d’un certificat pour la mise en place d’un système de management intégré (SMI) articulant trois référentiels : ISO 9001 (pour la qualité), OHSAS 18001 (pour la sécurité) et ISO 14001 (pour l’environnement). 

Cette certification présente de nombreux bénéfices pour l’entreprise quels que soient sa taille et son secteur : elle établit un climat de confiance entre l’entreprise, ses partenaires  (fournisseurs, banque, etc…) et ses clients ; elle met en valeur un engagement en matière de qualité, de sécurité et d’environnement ; elle est un excellent outil de management global ; elle facilite la recherche de solutions en matière de prévention. Bref, à la clé de cette démarche, de nouveaux clients, des parts de marchés accrues, une meilleure performance financière et l’amélioration de la notoriété et du climat social.

Au fil du temps, et avec ses effets positifs avérés sur la compétitivité des entreprises, la norme ISO 9001 est devenue un outil de management à part entière. En 2012, cette norme est utilisée par un million d’entreprises à travers 176 pays. 10% de ces entreprises certifiées sont au Japon et en Allemagne, pays qui font référence en matière de management. La France est au 7e rang mondial en nombre d’entreprises certifiées (source : AFNOR).

La certifiation QSE : doter l’entreprise d’une politique globale de management des risques

Vis-à-vis de l’extérieur, la certification QSE est une preuve de maturité dans la manière de piloter l’entreprise, et d’en maîtriser les risques. Au plan opérationnel, elle résulte de la mise en place d’un système de management dit «intégré» car il concilie la mise en œuvre de procédures distinctes, mais répondant harmonieusement aux exigences spécifiques Q, S et E.

  • Le système de management par la Qualité (SMQ)

D’après le théoricien du management de la qualité, Masaaki Imai, «La qualité c’est tout ce qui peut être amélioré». L’évolution du concept de la qualité et des normes a fortement évolué pour passer d’un niveau technique du «contrôle qualité» (années 80) axé sur les pratiques qualité et la satisfaction des clients, en passant par l’assurance qualité (années 90) basée sur une première prise de recul pour définir et suivre le système, jusqu’à sa définition actuelle de management de la qualité (décrit par l’ISO 9000 version 2000) où la préoccupation repose sur la maîtrise et l’amélioration de l’efficacité du système. L’actuelle version de l’ISO 9001 en version 2008 a apporté une dimension d’ouverture et de première recherche de cohérence avec d’autres systèmes de management, notamment avec l’ISO 14001, facilitant la mise en place d’un système de management intégré.

  • Le système de management par la Santé et la Sécurité (SMS)

L’intégration de l’évaluation des risques professionnels (liés à la santé et la sécurité des travailleurs) dans le management de chaque entreprise est depuis 2001 une obligation du code du travail (R4121-1). La norme OHSAS 18 001:2007 n’est pas une norme française ni internationale, mais elle est la plus utilisée pour la certification santé et sécurité au travail dans le monde entier. Devant son utilisation internationale et parce qu’il manque une norme ISO dédiée à la sécurité, OHSAS 18001 est en passe de devenir une norme ISO et sera publiée en 2016.

  • Le système de management environnemental (SME)

Le management environnemental repose sur la volonté, et l’organisation de la gestion et de la maîtrise des risques environnementaux induits par l’entreprise. Norme internationale de référence, l’ISO 14001 est un gage de sérieux facilement valorisable auprès des parties prenantes de l’entreprise. Elle apporte un avantage concurrentiel dans la mesure où de plus en plus de clients exigent de leurs fournisseurs qu’ils maîtrisent leurs impacts environnementaux. Une étude de l’Insee démontre que la certification entraîne une réduction de plusieurs impacts environnementaux (eau, combustibles, CO2, énergie). Il est à noter qu’une  troisième version de la norme ISO 14001 «Management environnemental – Exigences et lignes directrices pour son utilisation» devrait paraître mi-2015.

Comment se lancer dans une démarche de certification QSE ?

  • Faire la distinction entre système de management et certification

Il n’y a pas d’obligation à faire certifier un système de management sur une des normes ISO. Toute entreprise peut afficher et rendre accessible une description de son engagement et son organisation dans un management par la qualité, la sécurité et l’environnement à l’ensemble de ses parties prenantes (clients, fournisseurs, donneurs d’ordres, salariés, …) en dehors d’une démarche certifiée. Cependant la certification apporte un plus pour l’entreprise qui peut assurer, via un organisme tiers, que son système répond en tous points aux exigences d’une norme partagée. L’entreprise pourra valoriser cette certification au travers de sa communication, motiver ses équipes et s’assurer d’être dans une dynamique permanente de recherche d’amélioration et de performance économique. De plus, l’exigence de certification peut figurer dans le cahier des charges de donneurs d’ordre ayant, eux, mis en place un SMI certifié et devant s’assurer de la continuité de performances de leur système par l’intégration de sous-traitants (selon une étude de l’ISM, en 2012, 10% des entreprises artisanales de sous-traitance détiennent une certification, le plus généralement ISO 9001).

  • Connaître les processus fondamentaux de l’organisation

L’approche processus est un outil efficace pour améliorer une organisation et représenter son fonctionnement. Toute activité ou ensemble d’activités qui utilise des ressources pour convertir des éléments d’entrée en éléments de sortie peut être considérée comme un processus. Pour que l’organisation fonctionne de manière efficace, elle doit identifier et gérer de nombreux processus corrélés et interactifs. Souvent les éléments de sortie d’un processus forment directement un ou plusieurs éléments d’entrée du ou des processus en liaison aval mais aussi les moyens de mesurer sa performance (indicateurs, objectifs, tableau de bord…). Tout l’intérêt de l’approche est là : déterminer quels sont les quelques processus fondamentaux de l’organisation. Le point de départ est donc d’établir une représentation des processus ou « cartographie de(s) processus » afin de pouvoir travailler à leur structuration et amélioration.

  • Prévoir l’investissement

Il faut compter au moins 5 000 € pour la mise en œuvre de la certification de son SMI (Système de management intégré) avec un minimum d’accompagnement. Dans une petite entreprise, où le dirigeant est le pilote indispensable mais aussi sur-mobilisé, un accompagnement préalable rigoureux est la clé de la mise en place d’un SMI permettant d’obtenir la certification du premier coup. Il faut compter une durée de 10 à 20 jours selon le niveau de maturité de l’entreprise face aux exigences d’un certificat avec un coût journée moyen de conseil de 800 à 1200 €. L’économie financière progressive générée par la mise en place d’un SMI peut se chiffrer en dizaines de milliers d’euros pour les petites entreprises. Rapportés au coût humain, ces avantages ne sont pas suffisants pour permettre l’embauche d’une personne dédiée à la mise en place d’un SMI : il faut alors penser ressources temporaires.

Afin de faciliter un tel projet pour les petites entreprises, des approches « par étapes »  ont été créées.

  • Etape 1 : Formaliser, par le chef d’entreprise, le lancement d’une démarche SMI. L’objectif est de  réaliser un examen initial de la situation de l’entreprise au regard de ses principales exigences légales et des risques encourus. Un plan d’action visant une amélioration continue des résultats est ainsi défini.
  • Etape  2 : Elaborer le programme SMI de l’entreprise en définissant l’ensemble des règles et consignes nécessaires à la maîtrise des risques, le dispositif d’information et de formation, mais aussi les moyens de prévention et d’intervention pour répondre aux problèmes.
  • Etape 3 : Formalisation totale du système de management conformément aux exigences des référentiels visés pour certification, en définissant les responsabilités, les méthodes de consultation des équipes et la communication autour des enjeux du SMI et l’assurance de la performance de l’entreprise.

Recommandations aux entreprises

Un système bien étudié et correctement implanté constitue une importante source de gains (temps, qualité, matières), redonne de la valeur au rôle de l’opérateur et n’enlève rien au savoir-faire artisanal. Une implantation progressive (au moins 1 an) est une condition de réussite. Les entreprises aujourd’hui certifiées sur la base de l’ISO 9001:2008, l’ISO 14001:2004 et/ou de l’OHSAS 18001:2009 doivent aussi se préparer à devoir adapter leurs systèmes de management dans les prochaines années. Cependant, il convient de rappeler qu’il s’agit avant tout de démarches volontaires dont le premier principe de réussite est l’engagement du dirigeant.
La meilleure approche pour démarrer un projet de SMI est d’initier une réflexion autour des risques encourus et possibles pour l’entreprise tant au niveau de ses pratiques internes que par son interaction avec son environnement. A partir de ce travail de niveau stratégique, la prise en compte des exigences des référentiels actuels et futurs vous permettront d’orienter et de prioriser les travaux afin de formaliser et établir les tableaux de bords pertinents.

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